Luca Carlucci, fundador y CEO de BizAway, analiza cómo está cambiando el viaje de negocios en un escenario en el que el gasto crece mucho más deprisa que el número de desplazamientos. Las empresas buscan controlar mejor los costes, utilizar los datos para tomar decisiones y reducir la carga administrativa, mientras el viajero corporativo reclama mayor flexibilidad y procesos más sencillos.
El trabajo híbrido también ha modificado la forma de entender estos desplazamientos. No necesariamente se viaja menos, sostiene Carlucci, sino con objetivos más definidos. Al mismo tiempo, el tren gana terreno en los trayectos de corta y media distancia y la sostenibilidad adquiere un peso creciente en las políticas de viaje.
Según el último Business Travel Index de GBTA, el gasto mundial en viajes de negocios alcanzará previsiblemente los 1,71 billones de dólares en 2026, mientras que el número de desplazamientos crecerá únicamente un 1,3%. ¿Qué explica esta diferencia tan significativa entre el crecimiento del gasto y el del número de viajes?
Por un lado ha habido el claro efecto de la subida de los carburantes, debida a la situación geopolítica caótica, que consecuentemente lleva a los precios de los viajes a crecer.
Todavía esta dinámica no explica toda la diferencia. El business travel ya no crece solo en volumen, sino también en valor por desplazamiento. Cada viaje responde a objetivos más concretos y suele implicar decisiones más cuidadas en términos de transporte, alojamiento, sostenibilidad, flexibilidad y experiencia del viajero.
Esto no significa que el viaje corporativo esté perdiendo peso, sino que las empresas quieren gestionarlo con más criterio. Necesitan comparar mejor, reservar con más información y evitar que las decisiones queden repartidas entre distintos equipos o procesos. Por eso, cada vez más compañías están incorporando softwares de gestión de viajes que les permiten centralizar reservas, aprobaciones, gastos y reporting, además de agilizar una gestión que antes podía ser mucho más manual. En nuestro caso, el número de clientes en España ha aumentado un 35% durante el primer semestre respecto al mismo periodo del año anterior, una evolución que muestra cómo este tipo de soluciones está ganando peso entre compañías que buscan más control, trazabilidad y consistencia en la forma de organizar sus desplazamientos.
Ante este escenario, ¿cuáles son las principales medidas que pueden adoptar las empresas para reducir el coste real de sus viajes corporativos sin limitar aquellos desplazamientos que generan oportunidades de negocio?
Lo primero es definir bien qué se busca con ese desplazamiento. No todos los viajes responden al mismo objetivo, y tenerlo claro desde el inicio permite decidir mejor cuántas personas viajan, cuánto tiempo deben estar fuera, qué ruta tiene más sentido o qué tipo de alojamiento encaja con la agenda. Reducir el coste real no pasa por limitar los viajes que generan oportunidades, sino por evitar decisiones poco eficientes alrededor del desplazamiento.
A partir de ahí, las medidas más eficaces tienen que ver con planificar con más margen, centralizar aprobaciones, definir políticas claras y comparar opciones con datos antes de reservar. En nuestro caso, hemos visto cómo centralizar la gestión puede reducir en un 25% el tiempo dedicado a los viajes corporativos. Ese tiempo que deja de invertirse en buscar, aprobar, cambiar o justificar reservas puede dedicarse al trabajo que realmente aporta valor, mientras la empresa gana control sobre el presupuesto sin trasladar más carga al viajero.
¿Hasta qué punto siguen teniendo las empresas una visión estratégica de sus viajes corporativos o continúa existiendo una gestión demasiado descentralizada, en la que cada empleado o departamento toma sus propias decisiones?
Muchas empresas han avanzado en la forma de entender los viajes corporativos, pero todavía existe una gestión bastante fragmentada. En algunos casos, cada departamento reserva por su cuenta, las aprobaciones se gestionan por correo o los gastos se reportan después del viaje, cuando la empresa ya ha perdido parte de la capacidad de anticiparse.
El problema de este modelo no es solo operativo. Cuando no hay una visión común, es más difícil saber cuánto se está invirtiendo realmente, qué rutas se repiten, dónde aparecen desviaciones o qué procesos están generando más carga administrativa. Centralizar no significa controlar más al viajero, sino tener información suficiente para organizar mejor los desplazamientos y tomar decisiones con más criterio.
Los datos se han convertido en una herramienta fundamental para controlar y optimizar el gasto. ¿Qué información deberían estar utilizando las empresas y qué decisiones pueden tomar a partir de esos datos que antes resultaban mucho más difíciles?
Las empresas deberían empezar por ordenar datos que ya existen dentro del propio viaje, pero que muchas veces quedan dispersos. Desde los destinos más frecuentes hasta la antelación de reserva, el coste por ruta, la duración de los desplazamientos, los cambios de última hora o el impacto ambiental. Cuando toda esa información se analiza de forma conjunta, deja de ser solo reporting y empieza a servir para planificar mejor.
Con esa información, la empresa deja de mirar el viaje solo como un gasto cerrado y empieza a entender mejor qué ocurre alrededor de cada desplazamiento. Puede detectar dónde se concentran los cambios, qué decisiones están generando más fricción y qué procesos están consumiendo demasiado tiempo interno. A partir de ahí, es más fácil anticiparse, ajustar presupuestos y organizar la gestión con más precisión.
Para conseguirlo, es importante contar con herramientas que acompañen todo el proceso, desde la búsqueda y la aprobación hasta los cambios, los gastos y el reporting. Esto mejora la experiencia del empleado, porque reduce tareas repetitivas y facilita que el viajero se centre en el objetivo del desplazamiento, y también ayuda a controlar costes. De hecho, en BizAway vemos que nuestros clientes registran un ahorro medio aproximado del 21% al utilizar una plataforma que centraliza la información, simplifica la operativa y permite tomar decisiones con una visión más completa.
El perfil del viajero de negocios también está cambiando. ¿Cómo es actualmente ese viajero corporativo y qué diferencias detectáis respecto al viajero de hace cinco o diez años?
El viajero de negocios actual es mucho más transversal que hace unos años. Ya no hablamos solo de perfiles directivos o de grandes corporaciones, sino de profesionales de empresas de distintos tamaños que viajan para responder a necesidades muy concretas del negocio.
En BizAway vemos un viajero más digital y exigente. Está acostumbrado a gestionar muchas cosas desde el móvil y espera procesos sencillos, información clara y capacidad de respuesta cuando surge un cambio. Hace diez años se asumía con más normalidad adelantar gastos, guardar tiques o resolver incidencias de forma bastante manual. Hoy esa fricción se tolera mucho menos.
A esa evolución se suma una mayor sensibilidad hacia la sostenibilidad. El viajero empieza a valorar que la empresa le ofrezca opciones más responsables, desde alternativas con menor impacto ambiental hasta alojamientos con criterios sostenibles. La gran diferencia es que el viaje ya no se entiende solo como un desplazamiento, sino como parte de la experiencia profesional. Quien viaja necesita poder centrarse en el motivo del viaje, no en la logística que lo rodea.
El trabajo híbrido y las reuniones virtuales han reducido algunos desplazamientos, pero también parece que han hecho que los viajes que sí se realizan tengan un mayor valor para las empresas. ¿Estamos ante un modelo de «menos viajes, pero más importantes»?
Más que hablar de menos viajes, hablaría de viajes más intencionados. El trabajo híbrido ha ayudado a distinguir qué reuniones pueden resolverse a distancia y cuáles necesitan presencia. Y eso hace que, cuando una empresa decide desplazarse, el viaje tenga que estar mejor planificado y responder a un objetivo más claro.
Lo presencial sigue teniendo un valor diferencial en muchas situaciones. Hay conversaciones comerciales, negociaciones, reuniones de equipo o momentos clave de un proyecto que ganan mucho cuando las personas están en el mismo lugar. También hay ideas y conversaciones espontáneas que surgen de forma más natural en un encuentro presencial, y que muchas veces son difíciles de replicar en una reunión virtual. La diferencia es que ahora el viaje se mira con más criterio, no solo como un desplazamiento, sino como una herramienta para generar valor.
El tren está ganando peso en Europa como alternativa al avión para determinados desplazamientos corporativos. ¿En qué tipo de viajes estáis observando realmente este cambio y qué tendría que mejorar todavía el transporte ferroviario para que su utilización fuera mucho mayor?
Estamos viendo este cambio sobre todo en desplazamientos de corta y media distancia, donde el tren puede competir bien con el avión en tiempo total de viaje. En los datos analizados por BizAway, el tren representa ya el 22,40% del total de reservas de transporte gestionadas por la compañía, lo que confirma que está ganando espacio dentro de la movilidad corporativa.
No se trata solo de cuánto dura el trayecto, sino de todo lo que implica desplazarse, desde llegar al aeropuerto y pasar controles hasta esperar embarques o asumir posibles retrasos. En determinadas rutas, el tren simplifica la experiencia y encaja especialmente bien con viajes de ida y vuelta, reuniones de un día o desplazamientos entre ciudades bien conectadas.
Para que su uso siga creciendo, tiene que ser una opción fácil de elegir. Eso pasa por buena conectividad, frecuencias suficientes, horarios útiles para el viajero corporativo y una integración sencilla en las herramientas de reserva de las empresas.
Mirando hacia los próximos años, ¿cómo cree que evolucionará el viaje corporativo y qué cambios considera que serán más determinantes para las empresas y para los propios viajeros?
El viaje corporativo va a evolucionar hacia una gestión mucho más intencional. Las empresas seguirán viajando porque el contacto presencial continúa siendo clave, pero cada desplazamiento tendrá que estar mejor planificado y apoyarse más en datos. Saber cómo se viaja, qué rutas se repiten, qué opciones generan menos fricción o dónde se concentran los costes permitirá organizar los viajes con más precisión.
En este cambio, la tecnología va a jugar un papel principal. Será fundamental para comparar alternativas, automatizar procesos, integrar criterios de sostenibilidad y anticipar incidencias. Pero no creo que la tecnología por sí sola sea suficiente. El viaje corporativo sigue teniendo muchos imprevistos, cambios de última hora y situaciones que requieren criterio. Por eso, el acompañamiento humano seguirá siendo clave para dar respuesta cuando el viajero necesita soporte o una solución rápida.
También veremos más peso de la sostenibilidad y de la experiencia del viajero. No se tratará solo de reservar un vuelo o un hotel, sino de hacer que todo el proceso sea más sencillo, más flexible y conectado con las necesidades reales de la empresa y de quien viaja.
La conversación con Luca Carlucci dibuja un viaje de negocios que no pierde necesariamente terreno, sino que se vuelve más intencionado. Las empresas miden mejor por qué viajan, cuánto les cuesta y qué valor aporta cada desplazamiento, mientras datos, tecnología y sostenibilidad ganan peso en decisiones que afectan también a la experiencia de quien viaja.
Información práctica
Más información sobre la gestión de viajes corporativos y los servicios de la compañía en la web oficial de BizAway.
