Un pasaporte perdido en el extranjero, una maleta que no aparece en la cinta de equipajes o un vuelo cancelado pueden convertir un viaje perfectamente planificado en una sucesión de trámites. Y, aunque ninguna preparación garantiza que estos problemas no ocurran, saber qué hacer ante una incidencia de viaje puede evitar errores y ahorrar tiempo en un momento especialmente incómodo.
La documentación, las reservas y el equipaje son algunos de los elementos que más fácilmente pueden generar problemas durante un desplazamiento. Por eso, antes de salir conviene comprobar que el DNI o el pasaporte están en vigor y cumplen los requisitos del destino, revisar si es necesario visado o autorización electrónica y guardar copias de la documentación importante.
También resulta útil conservar en un lugar distinto de los originales una copia digital del pasaporte, las reservas, las tarjetas de embarque y la información del seguro de viaje. Son medidas sencillas que pueden resultar decisivas si alguno de esos documentos desaparece.
Qué hacer si pierdes el pasaporte durante un viaje
La pérdida o el robo del pasaporte requiere actuar con rapidez. Si ocurre en el extranjero, una de las primeras medidas recomendables es comunicar el hecho a las autoridades locales y, en caso de robo, presentar una denuncia ante la policía.
El siguiente paso es contactar con la Embajada o el Consulado de España que corresponda. Los servicios consulares pueden orientar sobre la documentación necesaria y, según las circunstancias, valorar la expedición de un documento de emergencia que permita regresar a España o continuar el viaje.
Conviene tener a mano cualquier otra documentación que permita acreditar la identidad, así como una copia del pasaporte si se dispone de ella. Exteriores recomienda además declarar la pérdida o sustracción ante la oficina consular. Una vez declarado perdido o sustraído, el pasaporte queda anulado y no debe utilizarse aunque posteriormente aparezca.
La recomendación más importante es no dejar el trámite para el último momento. Si existe un vuelo próximo, los tiempos disponibles para resolver la incidencia pueden ser muy reducidos y las posibilidades de actuación dependerán de cada caso y del país en el que se encuentre el viajero.
Documentación y equipaje: mejor prevenir antes de salir
Una copia digital del pasaporte no sustituye al documento original, pero puede facilitar las gestiones en caso de pérdida. Lo mismo ocurre con las reservas y otros documentos relacionados con el viaje.
Antes de salir de España también merece la pena revisar los requisitos de entrada del destino y comprobar la información oficial correspondiente. Las condiciones pueden variar según el país y la nacionalidad del viajero, por lo que no conviene basarse únicamente en información encontrada en redes sociales o en páginas de terceros.
La misma lógica se aplica al equipaje. Llevar identificadas las maletas y conservar la etiqueta de facturación y la tarjeta de embarque facilita cualquier gestión posterior si surge una incidencia.
Qué hacer si la maleta no aparece en el aeropuerto
El equipaje perdido o retrasado es otra de las situaciones que pueden generar problemas al comienzo de unas vacaciones. Si la maleta no aparece en la cinta, el viajero no debería abandonar el aeropuerto sin comunicar la incidencia.
El procedimiento comienza en el mostrador de la compañía aérea o de su agente de handling. Allí debe solicitarse el Parte de Irregularidad de Equipaje (PIR) y conservar una copia. Este documento sirve para dejar constancia de la incidencia y será necesario para tramitar posteriormente la reclamación ante la compañía aérea.
También conviene guardar la etiqueta del equipaje, la tarjeta de embarque y cualquier justificante relacionado con los gastos que pueda generar la incidencia.
La reclamación no termina necesariamente con la presentación del PIR. AESA recuerda que, en caso de daños en el equipaje, el plazo para reclamar es de siete días desde su recepción, mientras que para retrasos en la entrega es de 21 días. En caso de pérdida, se recomienda reclamar cuanto antes una vez que la compañía confirme que la maleta se ha perdido o transcurran esos 21 días de retraso.
Retrasos y cancelaciones: conservar toda la documentación
Las incidencias no terminan en la documentación y las maletas. Los retrasos, cancelaciones y denegaciones de embarque también pueden obligar al pasajero a reorganizar sus planes.
Ante una situación de este tipo, lo primero es solicitar información a la compañía aérea y conservar todos los documentos relacionados con el vuelo. Tarjetas de embarque, reservas, comunicaciones de la aerolínea y justificantes de determinados gastos pueden resultar importantes a la hora de reclamar.
En función del tipo de incidencia y de las circunstancias concretas, los pasajeros pueden tener derechos de información, asistencia, reembolso o transporte alternativo. AESA recomienda reclamar primero ante la compañía aérea y conservar el justificante de esa reclamación antes de acudir a los mecanismos de resolución correspondientes.
Una pequeña preparación puede ahorrar muchos problemas
La guía difundida por Redion, compañía de asistencia y seguros anteriormente conocida como Europ Assistance, pone el foco precisamente en la prevención y en saber reaccionar ante los problemas más habituales de un viaje.
Su recomendación encaja con una regla sencilla: llevar el pasaporte o DNI correctamente documentado, conservar copias de seguridad, revisar previamente los requisitos del destino y guardar separadamente parte de la documentación importante.
Ninguna de estas medidas evita que una maleta se extravíe o que un pasaporte desaparezca, pero sí puede reducir las dificultades cuando ocurre.
Para quienes viajan al extranjero, además, resulta recomendable consultar antes de salir las recomendaciones de viaje del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación y localizar los datos de la embajada o consulado español correspondiente al destino.
Porque un imprevisto no tiene por qué acabar con unas vacaciones, pero la rapidez con la que se actúe y, sobre todo, saber a quién acudir puede marcar una diferencia importante cuando el viaje se tuerce.
